Un poste de secrétaire a été déclaré vacant au sein de la FMWB.

 

Diplôme requis : CESS ou équivalent. Avoir suivi une formation juridique est un atout.

Hard skills :

• Connaissances informatiques
  • Maîtriser les logiciels Word, Excel, Powerpoint, Outlook et Access
  • Maîtriser Office365, Chrome et Edge
  • Pouvoir manipuler facilement des applications informatiques
  • Avoir des connaissances en gestion de website (WordPress) est un atout
• Connaissances de base en comptabilité simple analytique et double
• Connaissances linguistiques
  • Parfaite connaissance du français : pouvoir s’exprimer et rédiger sans faute ;
  • Bonne connaissance du néerlandais : pouvoir s’exprimer et comprendre ;
  • Une connaissance élémentaire de l’anglais est un atout.

Soft skills :

• Pouvoir travailler en parfaite autonomie
• Esprit de synthèse
• Courtois et poli
• Esprit d’équipe
• Disponible lorsque c’est nécessaire
• Connaître ou provenir du monde motocycliste est un atout

Votre mission :

• Administration interne et relations avec les licenciés
  • Ouverture du courrier, distribution du courrier et traitement des pièces incombant à vos attributions ;
  • Réceptionner et traiter les fax, courriels, courriers et communications téléphoniques entrants ;
  • Assurer quotidiennement l’acheminement du courrier à envoyer à la Poste ;
  • Recevoir les visiteurs en relation avec ses attributions.
  • Convocation et PV du conseil d’administration et du bureau exécutif ;
  • Préparation de l’Assemblée générale annuelle ;
  • Suivi des obligations légales liées au code des société (déclaration patrimoine, moniteur belge, dépôt greffes, registre UBO, etc.) ;
  • Gérer le processus complet d’émission des licences, via l’application Magelan, selon les règlements en vigueur pour chaque discipline ;
  • Gérer les listes de coureurs inaptes ;
  • Gérer les dossiers sinistres tant en matière d’assurance individuelle que responsabilité civile vis-à-vis du courtier, des assurés et de la compagnie ;
  • Préparation et mise en ligne des paramètres à introduire dans l’application Magelan.
• Relation avec la FMB
  • Gestion de la représentation de la FMWB dans les organes de gestion FMB ;
  • Gestion des demandes de dates aux calendriers sportifs et loisirs ;
  • Etablissement du calendrier sportif provisoire de la FMWB ;
  • Gestion des communications téléphoniques en cas d’absence du secrétaire général de la FMB.
• Relation avec les cercles (clubs)
  • Situation administrative ;
  • Envoi des invitations à payer, contrôle et rappels ;
  • Emission des factures ;
  • Envoi des dossiers ‘direction de course’ ;
  • Envoyer les dossiers direction de course et gérer les règlements particuliers des épreuves sportives.
• Comptabilité
  • Contrôle des factures fournisseurs et transmission au Trésorier après vérification et validation pour paiement ;
  • Identifier les opérations sur les extraits, rechercher les justificatifs ;
  • Encodage dans le logiciel Access de toutes les opérations sur base des extraits et des justificatifs prénumérotés et imputés.
• Relations extérieures
  • Fédération Wallonie Bruxelles / ADEPS
    • Gestion des dossiers annuels « Plan programmes » (avec Bureau exécutif) ;
    • Dossier annuel ‘Subsides de fonctionnement’ (avec Bureau exécutif) ;
    • Dossier annuel ‘Subside non marchand’ (avec Bureau exécutif) ;
    • Préparation Plan programme (avec Bureau exécutif) ;
    • Gestion facturier ‘Stages ADEPS’ + moniteurs.
  • AISF
  • Belgian Motorcycle Academy
• Relations avec Securex
  • Contrôle des prestations ;
  • Etablissement des relevés de prestations et transmission à Securex + Bureau exécutif ;
  • Contrôle des billets de paie, transmission au Trésorier pour paiement ;
  • Contrôler le paiement des factures et délivrer les documents en relation avec ces paiements.

Les candidatures, accompagnées d’un CV et d’une lettre de motivation manuscrite sont à envoyer à l’adresse courriel suivante : didier.frerot@gmail.com